Entenda o que é 5W2H, quais são as perguntas por trás da sigla e como aplicar essa ferramenta de administração na sua empresa.
5W2H é uma ferramenta de administração de empresas que pode ser utilizada na gestão para facilitar os processos de um projeto ou ação. Ela parte do princípio de um checklist que um gestor ou funcionário realiza através de 7 perguntas:
- What? - O que será feito? (Quais são os objetivos?)
- Who? - Quem o fará? (Quem é o responsável?)
- When? - Quando será feito? (Quando é o prazo?)
- Where? - Onde será feito? (Localização e instalações)
- Why? - Por que será feito? (Benefícios e justificações)
- How? - Como será feito? (Quais são os passos a dar?)
- How much? - Qual o custo? (Investimentos e gastos)
Continue a leitura para saber mais!
Por que usar a 5W2H?
O conceito de 5w2h significa que é necessário fazer a si próprio uma série de perguntas para identificar e clarificar os objetivos de qualquer projeto ou processo.
Ao tomar o tempo necessário para fazer estas perguntas, pode assegurar que todos os envolvidos compreendam o que é necessário e são capazes de trabalhar para o mesmo objetivo.
Outras vantagens são que as perguntas ajudam a identificar potenciais problemas e riscos, além de contribuir para estimar o tempo e recursos necessários para completar um projeto ou ação.
Além destes, um benefício interessante é a contribuição para tornar os planos mais eficientes e eficazes. Uma vez que pode-se dividir cada ação em etapas menores e mais manejáveis.
Como aplicar a 5W2H no seu empreendimento?
Em geral, 5W2H pode ser utilizado em qualquer situação em que seja necessário um plano claro. Também é importante ressaltar que não importa o tamanho da empresa, podendo ser aplicado desde grandes empresas, até para detentores do MEI. Pode ser aplicado de forma prática em muitas partes diferentes de uma empresa, tais como no planejamento financeiro ou na área de gestão de pessoas, por exemplo.
No contexto da administração de empresas, a 5W2H pode ser aplicada na gestão para controlar e acompanhar o progresso de um projeto.
Exemplos de 5W2H
Existem diversas formas de criar o seu acompanhamento do checklist. O mais importante é que o formato escolhido funcione para seu projeto e empresa, pensando que seja visualmente agradável e de fácil controle e edição pelos envolvidos.
Por exemplo, é possível criar uma planilha no Excel com as perguntas, ou desenhar um infográfico em diversos programas. Abaixo, você vê uma imagem de sugestão para quem escolhe compartilhar as informações no formato de infográfico:
Dicas para aplicar a 5W2H
A primeira dica para aplicar a 5W2H é definir um grupo que irá responder às perguntas do projeto ou da ação, além de um responsável por mediar a reunião. No dia do encontro, deve-se orientar que todos os participantes respondam com comentários diretos, focando na solução para o mesmo objetivo.
Em segundo lugar, o mediador deve incentivar e ajudar a identificar problemas e riscos potenciais o mais cedo possível. Assim, já será possível levantar pontos para trabalhar que eles sejam mitigados.
Quando for elencando as ações, divida o projeto em etapas, por exemplo, para cada ação, pode-se ficar um responsável, com prazos diferentes e mais manejáveis ao longo do processo.
Já na hora de pensar no prazo estipulado, imagine quais etapas terão a necessidade de um acompanhamento maior do progresso periodicamente. Já adicione no seu calendário tais revisões, que podem ser semanais ou mensais, a depender do tempo.
Por fim, uma boa dica é: não fique preso ao plano original. Ao longo da execução, permita-se fazer alterações, quando julgar necessário. Por isso, é importante o acompanhamento para uma análise criteriosa do progresso e também ouvir feedbacks das partes para entender o real contexto, as dificuldades encontradas, o que não deu certo, entre outros.
5W2H nas finanças
Se você é da área financeira de uma empresa, não precisa ficar restrito somente à parte da pergunta sobre os custos do projeto. Na verdade, uma forma positiva para a 5W2H é utilizá-la como um instrumento do planejamento financeiro, criando planos detalhados dos projetos ou investimentos futuros.
Ao diluir os seus planos em etapas menores, pode-se mais facilmente estimar o tempo e os recursos necessários que você tem para atingir sua meta.
No momento de aplicação deste checklist, é possível identificar problemas e riscos que você teria ao longo do tempo. Dessa forma, pode-se justamente ter um entendimento mais amplo de algo que possa estar consumindo mais recursos do que o necessário.
Outro ponto que a 5W2H agiliza é identificar se há algum setor ou etapa na qual esteja ocorrendo desperdício de recursos. Ou ainda: encontrar determinado recurso que possa ser melhor explorado para potencializar o seu planejamento financeiro.
No âmbito de orçamentos para projetos ou ações, a 5W2H também ajuda os demais departamentos a clarear para a equipe financeira o que será necessário para executar um projeto e o que está se propondo. Dessa forma, há uma melhora na comunicação entre os setores da empresa e o setor de orçamentos, já que o entendimento global de quais áreas serão afetadas, quanto tempo levará, qual o custo total e também os motivos pelos quais determinado projeto é importante, contribuem para justificar o gasto e deixar um orçamento mais assertivo.
Por fim, a área financeira pode também receber detalhadamente alguns indicadores de desempenho que medirão o sucesso do projeto, demonstrando ao final, se o orçamento - e todo o esforço empregado - obteve sucesso para a empresa.
