Contabilidade de condomínios: tudo o que você precisa saber

A contabilidade de condomínios refere-se ao registro e organização das finanças de um condomínio residencial ou comercial. Ela é extremamente importante para garantir uma administração transparente e eficiente do local.

Realizar a contabilidade de forma adequada ajuda a evitar problemas como:

• Desvios de valores
• Falta de controle orçamentário
• Dificuldades para prestar contas aos condôminos

Além disso, a contabilidade bem feita permite planejar melhor as despesas futuras, realizar a manutenção preventiva do prédio e tomar decisões assertivas na gestão financeira.

Ter profissionais capacitados cuidando da contabilidade também é essencial para cumprir as obrigações legais, como o envio das demonstrações contábeis e financeiras aos órgãos competentes.

Em resumo, manter a contabilidade em dia garante transparência, ajuda a controlar custos e traz mais eficiência para a administração condominial.

Qual a equipe necessária?

A contabilidade e administração de condomínios requerem uma equipe de profissionais especializados. Alguns membros-chave dessa equipe incluem:

• Contador: responsável por organizar a contabilidade. Isso inclui receber e registrar receitas e despesas, calcular taxas de condomínio, preparar demonstrativos contábeis e declarar impostos. O contador deve ser experiente em contabilidade condominial.
• Administrador: gerencia as operações diárias do condomínio. Cuida da conservação, contrata prestadores de serviço, atende moradores e implementa decisões da assembleia. Precisa ser organizado e ter bom trato com pessoas.
• Síndico: representa legalmente o condomínio e preside a assembleia de condôminos. Fiscaliza o administrador, autoriza pagamentos e zela pelo cumprimento da convenção do condomínio. O síndico pode ser morador ou profissional contratado.
• Zelador: responsável pela manutenção, limpeza e segurança do prédio. Controla entrada de pessoas, recebe correspondências e encaminha para moradores. Em pequenos condomínios, pode acumular funções de administrador.

Ter uma equipe qualificada e alinhada é essencial para uma boa administração condominial. Cada profissional exerce papel importante para o funcionamento harmonioso do condomínio sob os pontos de vista financeiro, administrativo e social.

Quais os documentos mais importantes?

Os principais documentos necessários para realizar a contabilidade de um condomínio incluem:

• Convenção: este documento estabelece as regras de funcionamento do condomínio e os direitos e deveres dos condôminos. É fundamental para entender a forma de administração e rateio de despesas.
• Editais de convocação e atas de assembleias: registram as decisões tomadas pelos condôminos nas assembleias. São importantes para conferir se as despesas foram aprovadas.
• Balanços e balancetes: apresentam os saldos e movimentações financeiras do período. Permitem acompanhar a saúde financeira do condomínio.
• Orçamento anual: estimativa dos custos e receitas para o próximo ano. Serve de base para o rateio de despesas.
• Extratos bancários: registram todas as entradas e saídas bancárias. Precisam ser conferidos com os lançamentos contábeis.
• Contratos com prestadores de serviços: embasam os pagamentos de despesas como água, energia, gás, segurança, etc.
• Guias de IPTU, bombeiros, elevador, alvará: comprovam o pagamento de taxas e impostos municipais.
• Livro caixa e razão contábil: concentram os lançamentos diários de receitas, despesas e transferências.
• Comprovantes fiscais: notas e cupons fiscais devem ser guardados para registros contábeis e obrigações acessórias.

Receitas e Despesas

O registro correto das receitas e despesas é fundamental para uma boa contabilidade de condomínios. As principais receitas são:

• Taxas condominiais dos condôminos: esse é o principal tipo de receita, referente à taxa mensal paga por cada condômino para a administração do condomínio.
• Receitas financeiras: juros e rendimentos obtidos com aplicações financeiras ou poupança do condomínio.
• Receitas eventuais: multas, aluguéis de salão de festas etc.

Já as principais despesas são:

• Despesas condominiais: contas de água, luz, gás, telefone, internet, IPTU etc. Todas as despesas de manutenção do condomínio.
• Salários e encargos: folha de pagamento do síndico, zelador, porteiros, ascensoristas e demais funcionários.
• Serviços de manutenção: gastos com manutenção predial, como consertos, reformas, limpeza, conservação etc.
• Despesas administrativas: material de escritório, correios, xerox etc.

Todas essas receitas e despesas devem ser registradas de forma correta e com os devidos comprovantes, para demonstrar a saúde financeira do condomínio aos condôminos. Isso é fundamental para uma boa prestação de contas.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma parte crítica da contabilidade de condomínios. Ele mede a movimentação de entradas e saídas de dinheiro ao longo do tempo.

Ter um bom controle do fluxo de caixa é essencial por várias razões:

• Permite que o condomínio honre suas obrigações em dia. As contas precisam ser pagas para evitar juros, multas ou interrupção de serviços essenciais.
• Ajuda a identificar e evitar falta de liquidez. Se as saídas estão maiores que as entradas por um período, o condomínio pode tomar medidas para equilibrar o caixa.
• Possibilita planejar os investimentos e despesas futuras de acordo com a disponibilidade de recursos.
• Fornece informações para calcular as necessidades de empréstimos ou financiamentos.
• Serve de base para a elaboração do orçamento anual do condomínio.
• Permite avaliar a saúde financeira e a capacidade de pagamento do condomínio ao longo do tempo.

O síndico e o contador devem monitorar o fluxo de caixa mensalmente. Ter um bom controle do fluxo de caixa é fundamental para a gestão financeira eficiente de qualquer condomínio.

Controle Patrimonial

O controle patrimonial é também uma parte essencial da contabilidade de condomínios. Isso envolve o registro e gestão de todos os bens e ativos pertencentes ao condomínio.

Confira alguns pontos importantes do controle patrimonial:

• Inventário dos bens do condomínio: fazer um inventário completo de todas as áreas comuns, incluindo equipamentos, mobiliários, utensílios e outros itens. Deve conter descrição, quantidade, data de aquisição e estado de conservação.
• Registro contábil: contabilizar esses bens no ativo imobilizado para controlar o patrimônio do condomínio.
• Depreciação: calcular e registrar a depreciação desses ativos de acordo com o tempo de vida útil. Isso reduz o valor contábil ao longo dos anos.
• Manutenção e conservação: acompanhar e registrar os gastos de manutenção para preservar os ativos. Realizar reformas quando necessário.
• Alienação ou baixa de bens: registrar corretamente a venda ou descarte de itens do patrimônio. Retirar do balanço quando não fazem mais parte do ativo.
• Aquisição de novos bens: registrar novas compras de equipamentos ou realização de benfeitorias. Atualizar os valores do ativo imobilizado.
• Seguros: manter apólices de seguros atualizadas para cobrir os principais ativos contra riscos.

O controle patrimonial ordenado permite saber exatamente os bens que o condomínio possui, o estado de conservação, os responsáveis pela guarda e a cobertura de seguros. Isso gera informações importantes para a administração e para a prestação de contas.

Orçamento

O orçamento anual permite ao síndico e à administração planejar as despesas esperadas para o próximo ano e determinar o valor das taxas condominiais necessárias para cobri-las.

O processo de elaboração do orçamento geralmente começa alguns meses antes do final do ano. O síndico deve fazer uma estimativa detalhada de todas as despesas fixas, como salários dos funcionários, contas de água e luz, manutenções recorrentes, etc.

Além disso, deve-se prever gastos eventuais com reparos, melhorias e projetos especiais que estão planejados.

Todas as despesas previstas devem ser somadas para se chegar ao valor total de gastos esperados para o próximo ano. Em seguida, esse valor deve ser rateado entre os condôminos de acordo com os critérios estabelecidos no regimento interno, como área das unidades ou fração ideal.

O orçamento proposto precisa ser apresentado durante uma assembleia geral para discussão e aprovação antes do início do próximo exercício. Os condôminos podem propor ajustes e esclarecer dúvidas. Após os ajustes necessários, a versão final é votada e aprovada.

Ter um orçamento detalhado e bem embasado, com o envolvimento dos condôminos, é fundamental para uma boa gestão financeira do condomínio. Isso evita surpresas, facilita o controle de gastos e garante recursos para as necessidades ao longo do ano.

Prestação de Contas

A prestação de contas é uma parte essencial da contabilidade de condomínios. O síndico precisa prestar contas regularmente aos condôminos sobre as finanças e operações do condomínio.

Existem alguns demonstrativos obrigatórios que precisam fazer parte da prestação de contas:

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial demonstra a situação patrimonial do condomínio em determinada data. Ele lista:

• Ativo: tudo o que o condomínio possui, como caixa, bancos, contas a receber, etc.
• Passivo: tudo o que o condomínio deve, como contas a pagar, empréstimos, etc.
• Patrimônio líquido: a diferença entre ativo e passivo, pertencente aos condôminos.

O balanço precisa ser apresentado aos condôminos pelo menos uma vez por ano.

Balancete de verificação

O balancete de verificação é um demonstrativo com todas as contas contábeis e seus respectivos saldos em determinado período.

Ele permite acompanhar a movimentação das contas mês a mês: receitas, despesas, entrada e saída de valores.

O balancete mensal deve ser apresentado na prestação de contas para demonstrar as atividades financeiras do período.

Ter esses demonstrativos permite maior transparência e controle por parte dos condôminos sobre as contas do condomínio. O síndico tem obrigação de prestar contas de forma completa e regular.

Obrigações tributárias

Os condomínios estão sujeitos a vários impostos e taxas que devem ser pagos regularmente para estar em conformidade com a legislação tributária. Alguns dos principais são:

• Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU): incide sobre a propriedade do imóvel. Cada condômino paga o IPTU individualmente, de acordo com a fração ideal que possui.
• Imposto sobre Serviços (ISS): incide sobre os serviços prestados pelo condomínio, como portaria, limpeza, manutenção, etc. O condomínio é responsável por recolher e repassar o ISS sobre estes serviços.
• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): deve ser retido e recolhido sobre pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas pelo condomínio, como prestadores de serviço autônomos.
• Contribuição Previdenciária (INSS): o condomínio deve recolher a contribuição previdenciária patronal de 20% sobre a remuneração paga aos funcionários.
• FGTS: o recolhimento do FGTS de 8% sobre a folha de pagamento dos funcionários também é obrigação do condomínio.
• Taxas municipais: algumas prefeituras cobram taxas de funcionamento, coleta de lixo, etc. que devem ser recolhidas.
• Outras taxas: existem também taxas específicas para algumas atividades, como Taxa de Incêndio sobre a área comum do prédio.

O síndico e o contador devem estar atentos a estas obrigações para realizar os recolhimentos nos prazos e evitar multas. A contabilidade bem feita garantirá o pagamento correto de todos os tributos.

Leia também: Impostos: quais você paga direta ou indiretamente?

Auditoria

Recomenda-se que o condomínio realize auditorias financeiras periódicas, geralmente anuais, por uma empresa de auditoria externa.

A auditoria fornece uma avaliação independente das demonstrações financeiras do condomínio. O objetivo é verificar se as demonstrações refletem adequadamente a situação financeira real do condomínio. O auditor também avaliará se as despesas estão de acordo com o orçamento aprovado e normas internas.

Realizar auditorias periódicas é importante por vários motivos:

• Garante que os relatórios e balanços sejam precisos e não contenham erros ou fraudes. Isso traz tranquilidade para condôminos e síndico.
• Assegura que o condomínio esteja em conformidade com leis e regulamentações contábeis e fiscais.
• Identifica possíveis problemas, erros ou fraudes nas finanças do condomínio. O auditor pode fazer recomendações para melhoria de processos e controles.
• Aumenta a transparência e prestação de contas para condôminos. Ter demonstrativos auditados gera mais confiança na assembleia de condôminos.
• Serve como evidência independente caso haja disputas legais ou entre condôminos e administração sobre as finanças do condomínio.

Portanto, todo condomínio deve considerar realizar auditorias periódicas como parte das boas práticas de governança e transparência. Os benefícios de detectar erros, fraudes e ter controles mais robustos superam o custo de uma auditoria profissional.

Contas Online

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